Es verwundert, dass viele fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen an die Mieter herausgehen. Dabei sollte die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für genügend Klarheit sorgen. Diese bestimmt ziemlich differenziert, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können und welche der Vermieter zu tragen hat.

Vermieter ist zur Betriebskostenabrechnung verpflichtet

Einmal im Jahr bekommen Sie die Betriebskostenabrechnung für das abgelaufene Jahr, sofern Sie eine festgelegte monatliche Vorauszahlung geleistet haben. In der Abrechnung sind die konkrete Zahlen Ihres Verbrauchs aufgeführt. In der Regel ist nur ein kleiner Betrag nachzuzahlen oder es hat sich ein kleines Guthaben angesammelt, das Ihnen überwiesen wird.

Doch spätestens, wenn Sie von einem größeren Nachzahlungsbetrag überrascht werden, sollten Sie die Überprüfung der Kostenpositionen nicht scheuen. Tabellen können abschrecken. Aber: Die Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein.

Das darf in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein

Es dürfen nur die umlagefähigen Kosten in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein. Welche das sind, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt.

Hinweis: Faustregel, was umlagefähige Kosten sind

Als Faustregel gilt, dass wiederkehrende, nicht die nur einmal im Jahr anfallenden Kosten, abgerechnet werden dürfen. 

Diese Kosten dürfen vom Vermieter grundsätzlich in Rechnung gestellt werden:

  • Heizung, Wartung, auch von Etagenheizungen (sofern Sie die Kosten nicht ohnehin selber übernehmen)
  • Wasser, Warmwasser, Wasseruhren, Abwassergebühr
  • Schornsteinfeger
  • Grundsteuer
  • Personen- oder Lastenaufzug und ihre Wartung
  • Straßenreinigung, Winterdienst und Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung: das ist die Treppenhausreinigung. Die Graffitibeseitigung gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung
  • Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Hausbeleuchtung
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Hausmeister (diese beinhalten nicht die Kosten für Reparatur- und Verwaltungsaufgaben)
  • Den gemeinschaftlichen Waschraum, Kosten für Wäschetrockner, Wäscheschleuder, Bügelmaschinen, wenn sie im Besitz des Vermieters sind
  • Für Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss

In einigen Bundesländern dürfen auch die Wartungskosten für die Rauchwarnmelder (RAW) über die Betriebskosten abgerechnet werden.

Was ist ein Umlageschlüssel?

Der Umlageschlüssel (= Verteilerschlüssel) soll sicherstellen, dass die Nebenkosten gerecht verteilt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, werden in Mietverträgen verschiedene Umlageschlüssel der Kostenverteilung zugrunde gelegt.

  • Größe der Wohnung (qm)
  • Anzahl der Wohneinheiten
  • Anzahl der im Haus Wohnenden

Folgende Ordnung sollte auf einer Betriebskostenabrechnung mindestens eingehalten sein:

  1. Abrechnungsposition, z. B. Wasser
  2. Verteilung der Kosten, z. B. nach der Anzahl der Wohneinheiten bzw. der Personenzahl in Ihrem Haus oder die Wohnungsgröße (qm). Idealerweise noch die Tage
  3. Gesamtkosten einer Position, z. B. Wasserkosten, die für das ganze Jahr und das ganze Haus angefallen sind
  4. Ihr Anteil

Die Kostenpositionen und ihr jeweiliger Anteil müssen einzeln aufgeführt und addiert werden. Diese Rechenschritte müssen für Sie nachvollziehbar sein. Am Schluss der Abrechnung werden die tatsächlich angefallenen Kosten von Ihrer Vorauszahlung abgezogen.

Das darf nicht in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein

Einige Kosten muss der Vermieter selber tragen. Sie dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Es sind die Kosten für:

  • Verwaltung
  • Instandhaltung und Schönheitsreparaturen, auch nicht der Heizungsanlage
  • Geräte
  • Kosten für Farbanstrich
  • Leerstand
  • Mieterwechselpauschale oder Mietausfallversicherung
  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen, Kreditkosten
  • Einkommensteuer für Mieteinnahmen
  • Kosten für neue Türschlösser
  • Anschlusskosten für Fernwärme, Wassernetz
  • Straßenausbaubeitrag der Kommune 

Hinweis: Häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Wenn der Vermieter z. B. Ihnen die Kosten für die Treppenhausreinigung auferlegt, müssen Sie diese nicht zahlen, sofern es im Mietvertrag anders vereinbart ist. Ist also in der Hausordnung, die dem Mietvertrag angehängt ist, festgelegt, dass Sie die Reinigungsarbeiten selber übernehmen, darf der Vermieter dies nicht ohne Ihre Zustimmung ändern. Verlangen Sie den berechneten Betrag zurück.

Häufige Fehler sind zudem:

  • Falscher Abrechnungszeitraum
  • Kosten werden abweichend vom Mietvertrag berechnet
  • Kosten, die nicht umlagefähig sind, werden dennoch berechnet
  • Beliebige Positionen unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten”
  • Mindestens 50 % der Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden

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Welche Fristen muss der Vermieter einhalten?

Die Betriebskosten müssen jährlich abgerechnet werden. Die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2018 muss bis zum 31.12.2019, spätestens um 18:00 Uhr, in Ihrem Briefkasten liegen. Andernfalls hat der Vermieter keinen Anspruch auf Nachzahlung. Mit der Verspätung ist dieser verjährt. Guthaben hat der Vermieter bei einer verspäteten Abrechnung dennoch auszuzahlen.

Übrigens: Der Vermieter darf sich wegen einer verjährten Betriebskostenabrechnung nicht aus der Mietkaution bedienen. 

Hinweis: Betriebskostenabrechnung unter Vorbehalt

Manche Vermieter fügen ihrer Abrechnung noch den Passus hinzu: „Die Abrechnung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass Kosten nachberechnet werden“. Dies verlängert die Verjährungsfrist. Nur wenn er unverschuldet zu einem späteren Zeitpunkt Kenntnis von anrechenbaren Kosten erhält (z. B. einem Grundsteuerbescheid), darf er auch nach Ablauf der Frist die Kosten verlangen. Dies gilt aber nicht für die diejenigen Kosten, für die er Jahresendabrechnungen erhalten hat.

Wer übernimmt die Betriebskosten für Leerstand?

Hat im Abrechnungszeitraum eine Wohnung mehrere Monate leer gestanden, dann muss der Vermieter die Betriebskosten für diese Zeitspanne übernehmen, d. h. bei einer Umlage nach der Anzahl der Personen im Haus, wird die leere Wohnung als eine Person gerechnet. Sind Sie unsicher, ob der Vermieter dies auch gemacht hat, fragen Sie nach. Er muss Ihnen Auskunft geben.

Können Sie Einsicht in Originalrechnungen verlangen?

Sollten Sie an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung zweifeln, auch wenn es Ihnen nur um eine Kostenposition innerhalb der Abrechnung geht, bitten Sie um Einsicht in die Originalrechnungen (Stadtwerke, Reinigungsfirma, Hausmeisterabrechnungen). Achten Sie auf das Datum auf den Rechnungen. Sie müssen aus dem Abrechnungszeitraum stammen. Der Vermieter ist nachweispflichtig.

Schlagen Sie vor, die Originalrechnungen bei ihm einsehen zu wollen und erklären Sie sich bereit, Kosten in Höhe von 50 ct pro Seite für Kopien zu übernehmen. Einen Anspruch auf Kopien haben Sie allerdings nicht. Alternativ können Sie die Belege auch als E-Mail-Anhang erbitten.

Vermieter unterliegen dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz

Sind die Kosten für die Hausreinigungsfirma wirklich angemessen? Oder hat Ihr Vermieter die Freiheit, sich das teuerste Angebot zu sichern? Tatsächlich ist es aber für ihn nicht so einfach. Denn er muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten.

Allerdings steht der Mieter in der Beweislast. Er muss nachweisen, dass der Vermieter eine gleichwertige Leistungen deutlich günstiger hätte beschaffen können. Ein erster Weg dorthin: Fordern Sie die Rechnungen an, die der Vermieter z. B. von der Reinigungsfirma erhalten hat. Erkundigen Sie sich anschließend nach Preisen von Reinigungsfirmen und tragen Sie Ihrem Vermieter dies vor.

Welche Hausmeistertätigkeiten sind umlagefähig?

Instandhaltungsarbeiten, sind nicht umlagefähig und deshalb vom Vermieter zu tragen. Diese haben in einer Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Typische Arbeiten eines Hausmeister wären Winterdienst, Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage oder die Treppenhausreinigung. Nur diese und ähnliche dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Kosten für Dienste, die der Hausverwaltung zugute kommen, muss der Vermieter tragen (z. B. Wohnungsübergabe). 

Hinweis: Hausmeisterarbeit durch eine Drittfirma

Ist die Hausmeistertätigkeit an eine weitere Firma übergeben worden, wird der Umfang der Arbeiten über einen Hausmeistervertrag und das zugehörige Leistungsverzeichnis geregelt. Vermieter können dieses anfordern und an Sie weiterreichen.

Bei plötzlichen Preissteigerungen fragen Sie nach den Gründen. Ist der Leistungsumfang des Hausmeisters unverändert, sollten die Kosten auch nur gering steigen. Manche Vermieter lagern die Hausmeisterkosten plötzlich aus und erhöhen die Preise drastisch. Der Vermieter eines kleinen oder mittelgroßen Mietshauses darf aber nicht einfach Hausmeisterarbeiten an Unternehmen vergeben. Dies verstößt gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Umso mehr, wenn der Mieter für die Treppenhaus- und Gehwegreinigung bereits gesondert zahlt, bleiben für einen Hausmeister kaum anrechenbare Arbeiten.  

Hinweis: Betriebskostenspiegel enthält nur Anhaltswerte

Die Betriebskostenspiegel sind von Region zu Region unterschiedlich. Wenn Sie überprüfen wollen, ob die berechneten Nebenkosten angemessen sind, ziehen Sie möglicherweise Betriebskostenspiegel zu Rate. Ihr Hinweis auf einen überregionalen Betriebskostenspiegel reicht nicht aus, um einen Verstoß des Vermieters gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot darzulegen. Es kann den Vermieter aber dazu bringen, sich zu erklären. Das kann hilfreich sein.

Ihr Recht auf Widerspruch

Auch wenn Sie die Rückzahlung schon geleistet bzw. das Guthaben erhalten haben, können Sie der Betriebskostenabrechnung noch widersprechen. Nachzahlungen können Sie unter dem Vorbehalt von Rückforderungen leisten, wenn sich Ihre Nachprüfungen hinziehen. Dies sollte in einem Schreiben an den Vermieter geschehen.

Tipp: Formulierung an den Vermieter

„Zahlung erfolgt ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und unter Vorbehalt der Rückforderung.“

Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung bleiben Ihnen dafür zwölf Monate Zeit. Am besten senden Sie Ihren Widerspruch per Einschreiben mit Rückschein. Sind in der Betriebskostenabrechnung Kostenpositionen enthalten, die dort nicht hingehören, fordern Sie die Beträge zurück. Achten Sie darauf, Ihre Forderungen konkret zu begründen.

Tipp: Vorlage für Rückforderung von Beträgen

„Ihre Betriebskostenabrechnung enthält Kostenpositionen, die nicht umlagefähig sind. Im Einzelnen sind dies [hier bitte die Punkte aufzählen]. Bitte senden Sie mir eine korrigierte Betriebskostenabrechnung und erstatten Sie mir die zu viel bezahlten Beträge.“

Sollte der Vermieter – trotz Ihres Widerspruch aus dem letzten Jahr – auch im Folgejahr die gleichen unzulässigen Kosten als Betriebskosten abgerechnet haben, müssen Sie dennoch jedes Jahr erneut Widerspruch einlegen – nötigenfalls immer den gleichen. Zur größten Not sollten Sie die Kündigung des Mietvertrages in Betracht ziehen. 

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